Het Belang Van Het Organiseren Van Jouw Informatie in Een Systeem

Heb je je ooit overweldigd gevoeld door de hoeveelheid informatie die je elke dag in je persoonlijke en professionele leven moet beheren? Je bent niet de enige! In dit digitale tijdperk is het beheren van kennis een enorme taak geworden. Personal Knowledge Management (PKM) zorgt voor een revolutie in de manier waarop we met informatie omgaan.

Deze tekst komt van de website van de European PKM Summit waar ik op 14 en 15 maart ben geweest. Leerzame dagen waar iedereen leert van elkaar en waar kennis rijkelijk gedeeld wordt met als doel om samen slimmer om te gaan met informatie. Voor meer info over de summit kun je ook tekst dit verslag lezen.

In dit blog een toelichting over het belang van een PKM voor mij en hoe mijn PKM er nu uitziet. Ik schreef er vorig jaar over als mijn “tweede brein”, maar door de PKM-Summit heb ik nieuwe inspiratie opgedaan en het verder geoptimaliseerd. Het is nu ook nog meer een systeem, dan alleen maar een tweede brein.

PKM Summit 2025

De beide dagen waren overweldigend en enorm inspirerend, enerzijds door de vele goede sprekers en anderzijds door de vele interactiemomenten met de sprekers en bezoekers tussendoor. Geweldig dat dit ontstaan is uit de community van Digitale Fitheid, door de inzet van Martijn Aslander, Mark Meinema, Lykle de Vries, Ton Zijlstra en Bart Verheijen. Voor nu wil ik het met name toespitsen op de sessie van Nick Milo en de sessie over ontologie die hij samen deed met Martijn Aslander.

En ik heb na hun sessies, op de avond na de eerste dag van de PKM-Summit, meteen mijn hele systeem overhoop gegooid. Nick Milo heeft het in zijn methode/systeem over ACE; Atlas, Calendar en Effort, waarbij deze 3 categorieën betrekking hebben op onderdelen die vallen onder respectievelijk kennis, tijd en actie. Hoewel inspirerend, werkte dit niet voor mij. Omdat het gaat om de P in PKM, is het belangrijk om een eigen systeem te kiezen. Het is uiteraard makkelijker als je een opzet kiest die iemand anders heeft bedacht. Hierdoor kun je in ieder geval goed van start en je kunt het daarna toespitsen op jezelf. Martijn Aslander gaf ook een toelichting op zijn ontologie.

Indeling van mijn PKM

Ik werk nu met de volgende drie hoofdgroepen en om het gemakkelijk te maken om te houden, heb ik de hoofdgroepen van PKM aangehouden:

• Persoonlijk: Hierin leg ik o.a. mijn dagelijkse notities vast, mijn waarden, mijn ideeën en zaken (ik noem ze “kwesties”) die me op dit moment bezig houden. Daarnaast heb ik in deze groep ook een hele versie van de Bijbel opgenomen.
• Kennis: Hierin neem ik mijn referentiemateriaal op. Denk hierbij met name aan notities over onderwerpen, boeken, films, series, documentaires, shows, podcasts die ik relevant vindt. In mijn overzichtslijst van boeken kan ik dan filteren op welke boeken ik nu aan het lezen ben, wat ik nog wil lezen en wat ik al gelezen heb. Eventueel uitgesplist naar genre, auteur of beoordeling. Daarnaast leg ik hier ook notities vast van personen en organisaties.
• Management: Hierin zijn houd ik enerzijds mijn (lopende) projecten en aandachtsgebieden bij. Het onderscheid tussen beide is dat projecten een deadline hebben, met meestal een kortere termijn. Aandachtsgebieden zijn voor mij verantwoordelijkheden zonder expliciete deadline, zoals lid zijn van de feestcommissie op mijn werk, mijn rol binnen ons gezin, mijn gezondheid en sporten en mijn rol in een raad van toezicht. Lees ook maar eens deze pagina van Tiago Forte voor meer toelichtingen. Tot slot leg ik bij dit onderdeel ook notities vast van overleggen, vergaderingen en telefoontjes. Deze “gebeurtenissen” worden dan gelinkt aan personen en projecten/aandachtsgebieden.

Ik werk nu al bijna 3 jaar in Obsidian, nadat ik in het verleden ook al veel zaken vastlegde in Evernote. Ik legde alleen gegevens vast en haalde er weinig uit. Bijvoorbeeld omdat ik hele artikelen opsloeg, zonder erbij vast te leggen welke onderdelen ik interessant vond en waarom. In mijn huidige systeem in Obsidian kan ik ook gemakkelijk(er) notities met elkaar verbinden.

Doel voor mij van mijn systeem is dat ik belangrijke zaken wil vastleggen voor reflectie én toekomstig gebruik. Het lastige is dat ik (helaas) niet weet wat ik in de toekomst nodig heb, maar ik kom er steeds meer achter dat ik kan en mag vertrouwen op mijn eigen vastleggingen. Aan het eind van dit blog kun je mijn structuur zien in Obsidian. De “+” is mijn inbox en in de “x” zitten enkele losse (extra) onderdelen.

Advies om te starten

Mijn advies aan jou zou zijn om er ook mee te beginnen, maar tuig niet meteen een heel systeem op. Mijn systeem wat ik hiervoor beschreef heeft al drie jaar verschillende iteraties gehad en dat zal in de toekomst ook zo blijven.

Als je wilt beginnen adviseer ik je om met 1 van de 3 hierboven genoemde onderdelen te starten. Waarom wil je een PKM en waarvoor heb je het het meest nodig? Wil je periodiek notities vastleggen over wat je meemaakt en wat je denkt? Begin dan met de P van Persoonlijk. Wil je interessante links, artikelen, quotes of weetjes vastleggen? Begin dan met de K van Kennis. Wil je je projecten en verantwoordelijkheden beter bijhouden? Begin dan met de M van Management.

Begin zo klein mogelijk en maak er een gewoonte van om dan dagelijks vanuit je PKM te werken. Je kunt het dan op termijn verder uitbouwen. En weet je nog niet in welke richting? Dat is niet erg en juist ook logisch. Je gaat namelijk pas merken wat je nodig hebt (en nu mist), als je ermee aan de slag gaat. De Griekse filosoof Seneca schreef hier het volgende over: Geen bezinning zonder activiteit en geen activiteit zonder bezinning. Het is goed na te denken over waar je heen wilt voordat je op pad gaat, maar je weet pas of je de goede richting te pakken hebt als je ook daadwerkelijk vertrekt.Succes met het bouwen van je eigen systeem en wellicht tot ziens bij de European PKM Summit 2026 of een van de maandelijkse bijeenkomsten van Digitale Fitheid!